「見えない」と「済んだ」を分ける

受信トレイを空に見せる方法はいくつもあります。約束を保てる方法もあれば、少し恥ずかしくない場所に移すだけの方法もあります。動かす前に、自分の行動、相手の結果、後日の注意、対応不要のどれかを判断します。

Gmailのアーカイブは受信トレイから外しつつ、「すべてのメール」に残します。参考資料には便利です。しかし、まだ自分がする仕事の計画にはなりません。

4つの判断を使う

メールの意味すること
今すぐ解決できる返信または実行し、適切に片づけます。
自分に大きな作業がある具体的な次の行動を、信頼するタスクやプロジェクト一覧に記録します。
他の人が結果を出す返答待ちで管理し、確認日を決めます。
後で重要になるスヌーズまたはRangで意図した日時を選びます。

参考資料はアーカイブできます。不要なメールは普段の整理方法で扱います。本当の約束を含むメールに対応するまでは、一括整理を急がないでください。

3通のメール、3つの違う判断

  • Billの修正見積もり：火曜日の予算相談後に必要です。確認する作業を記録し、見直す時期を選びます。
  • Dorisの承認：決めるのは彼女です。返答待ちに確認日と一緒に記録します。
  • Anthonyの役立つ資料：対応は不要です。検索できる参考資料として保存します。

片づける場所は、判断の後に決まります。スターや未読マークだけでは、次の行動は分かりません。

処理した後の時間を守る

仕事を選んだら、実行中は受信トレイを隠します。そうしないと、新しい件名が来るたびに今日の予定を交渉し直すことになります。

タスク、返答待ち、今後の通知を定期的に見直します。OpenRangを使うなら、Chromeの稼働条件を踏まえて時刻を選びます。厳密な期限は、必要なときに通知できる仕組みに置いてください。

Inbox Zeroは、探すことと動くことを簡単にするためのものです。手入ればかり必要なら簡素化しましょう。明確な行動1つは、美しい未読マークのコレクションに勝ります。