GmailでGTD。メール管理を、もう1つの仕事にしない。

20個の新ラベルではなく、判断から始める

GTDメソッドは、把握する、見極める、整理する、更新する、選択するという5段階を説明しています。ここで紹介するのは独自のメール設定例で、公式GTD講座でも公認製品でもありません。

• 行動：自分がする仕事が決まっています。
• 返答待ち：次の結果を出すのは他の人です。
• 参考資料：行動は不要ですが情報を残します。

プロジェクトやメール以外の約束は、それを適切に表現できる信頼性のある仕組みで管理してください。

会話を開いたら処理する

1. 結果を定義する。完了すると何が変わりますか。
2. 次の行動を決める。「Billのメール」より「価格の前提3点を確認」のほうが明確です。
3. 担当を選ぶ。次に動くのは自分ですか、相手ですか。
4. 置き場所を決める。行動や返答待ちを記録し、参考資料は取り出せるようにアーカイブします。
5. 必要なら見直し日を選ぶ。ずっと表示したままにせず、適切な時期まで会話を延期します。

Rangは日付で戻す仕組み。タスク管理のすべてではない

必要な時期に物を戻す仕組みは、旅行前に必要な書類や、来週見直したい依頼に向いています。Rangの時刻を選び、行動が分かるメモを添えます。

Chromeを閉じていても知らせる必要がある日付には、適切なカレンダーやタスク管理を使ってください。現在の拡張機能はオンラインのChromeが必要です。ボタンが便利だからといって、すべての仕事をスヌーズしたメールに変える必要はありません。

返答待ちガイドでは、任せた結果を記憶任せにせず管理する方法を説明しています。

週に1回、仕組みを見直す

• 行動：まだ必要な仕事で、次の一手は明確ですか。
• 返答待ち：答えは届いたか、担当が変わったか、期限を過ぎていませんか。
• 今後の通知：予定日は今も適切ですか。
• プロジェクト：1通のメールが、独立した計画の必要な複数作業になっていませんか。

それから意図して仕事を選びます。作業中は受信トレイを隠し、最新の依頼が自動で最重要になるのを避けましょう。