Von neuer E-Mail zu bewusst gewählter Arbeit

  1. Klären

    Ergebnis und nächste Aktion benennen.

  2. Organisieren

    Aktion, Warten auf oder Referenz wählen.

  3. Wiedervorlegen

    Wenn nötig ein Prüfdatum setzen.

  4. Prüfen und handeln

    Zusagen durchgehen und Arbeit auswählen.

Ein vorgeschlagener GTD-E-Mail-Ablauf. Die Entscheidungen triffst du mit Gmail und deinem Aufgabensystem.

Starte mit Entscheidungen, nicht mit zwanzig neuen Labels

Die GTD-Methode beschreibt fünf Schritte: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Erledigen. Diese unabhängige E-Mail-Einrichtung ist kein offizieller GTD-Kurs und keine Produktempfehlung durch GTD.

  • Aktion: Deine noch ausstehende Arbeit ist definiert.
  • Warten auf: Jemand anderes schuldet das nächste Ergebnis.
  • Referenz: Du behältst Informationen ohne zugehörige Aktion.

Halte Projekte und Zusagen außerhalb von E-Mails in einem verlässlichen System, das sie angemessen abbilden kann.

Verarbeite eine Konversation, wenn du sie öffnest

  1. Ergebnis benennen. Was ist anders, wenn es erledigt ist?
  2. Nächste Aktion benennen. „Die drei Preisannahmen prüfen“ ist klarer als „Bill E-Mail“.
  3. Zuständigkeit festlegen. Liegt der nächste Schritt bei dir oder jemand anderem?
  4. Ort wählen. Halte Aktion oder Warten-auf-Punkt fest. Archiviere auffindbares Referenzmaterial.
  5. Falls sinnvoll, Wiedervorlage wählen. Stelle die Konversation bis zu einem passenden Zeitpunkt zurück, statt sie dauerhaft sichtbar zu lassen.

Nutze Rangs als Wiedervorlage, nicht als vollständigen Aufgabenmanager

Eine Wiedervorlage bringt etwas zurück, sobald es relevant wird. Ein Reisedokument vor der Abfahrt oder eine Anfrage für nächste Woche passen dazu. Wähle einen Rang-Zeitpunkt und notiere die Aktion.

Für einen Alarm bei geschlossenem Chrome brauchst du einen geeigneten Kalender oder ein Aufgabensystem. Die aktuelle Erweiterung benötigt Chrome online. Mach nicht jede Aufgabe zur zurückgestellten E-Mail, nur weil der Knopf bequem ist.

Der Warten-auf-Leitfaden zeigt, wie du delegierte Ergebnisse verfolgst, ohne auf dein Gedächtnis zu bauen.

Gib dem System einen Wochenrückblick

  • Aktion: Ist die Arbeit noch relevant und der nächste Schritt klar?
  • Warten auf: Kam das Ergebnis, wechselte die Zuständigkeit oder ist etwas überfällig?
  • Kommende Erinnerungen: Sind die Termine noch sinnvoll?
  • Projekte: Ist aus einer E-Mail ein mehrstufiges Vorhaben mit eigenem Plan geworden?

Wähle anschließend bewusst deine Arbeit. Blende beim Erledigen den Posteingang aus, damit die neueste Anfrage nicht automatisch zur wichtigsten wird.