Dalla nuova email al lavoro scelto

  1. Chiarisci

    Definisci risultato e prossima azione.

  2. Organizza

    Scegli Azione, In attesa o Riferimento.

  3. Riprendi

    Aggiungi una data di revisione quando serve.

  4. Rivedi e agisci

    Controlla gli impegni e scegli cosa fare.

Una routine email GTD suggerita. Le decisioni le prendi tu, con Gmail e il tuo sistema di attività.

Parti dalle decisioni, non da venti nuove etichette

Il metodo GTD descrive cinque fasi: raccogliere, chiarire, organizzare, riflettere e agire. Questa è una configurazione email indipendente, non un corso ufficiale GTD o un prodotto approvato.

  • Azione: hai definito il lavoro che devi svolgere.
  • In attesa: il prossimo risultato dipende da qualcun altro.
  • Riferimento: conservi l’informazione senza azioni associate.

Progetti e impegni esterni alle email vanno in un sistema affidabile capace di rappresentarli bene.

Elabora una conversazione quando la apri

  1. Definisci il risultato. Cosa cambia quando è concluso?
  2. Definisci la prossima azione. “Rivedere le tre ipotesi di prezzo” è più chiaro di “email Bill”.
  3. Scegli un responsabile. La prossima mossa è tua o di un’altra persona?
  4. Scegli dove registrarla. Annota l’azione o l’attesa. Archivia il materiale di riferimento recuperabile.
  5. Scegli quando riprenderla, se serve. Rimanda la conversazione a un momento adatto invece di lasciarla sempre visibile.

Usa i Rang come scadenzario email, non come intero gestore attività

Uno scadenzario ripropone qualcosa quando diventa rilevante. Un documento di viaggio o una richiesta da riprendere la settimana prossima rientrano nel caso. Scegli un orario Rang e annota l’azione.

Se una data deve generare un avviso con Chrome chiuso, usa un calendario o un sistema di attività adeguato. L’estensione attuale richiede Chrome online. Non trasformare ogni attività in un’email posticipata solo perché il pulsante è comodo.

La guida all’elenco In attesa spiega come seguire i risultati delegati senza affidarti alla memoria.

Dedica al sistema una revisione settimanale

  • Azione: il lavoro è ancora necessario e il prossimo passo chiaro?
  • In attesa: la risposta è arrivata, il responsabile è cambiato o la scadenza è passata?
  • Prossimi promemoria: le date hanno ancora senso?
  • Progetti: un’email è diventata una serie di passaggi che richiede un piano?

Poi scegli consapevolmente cosa fare. Nascondi la posta in arrivo mentre lavori, così la richiesta più recente non diventa automaticamente la più importante.