De l’e-mail reçu au travail choisi

  1. Clarifier

    Nommer le résultat et la prochaine action.

  2. Organiser

    Choisir Action, En attente ou Référence.

  3. Revoir

    Ajouter une date de réexamen si nécessaire.

  4. Examiner et agir

    Vérifier les engagements et choisir quoi faire.

Une routine GTD e-mail suggérée. Vous prenez ces décisions avec Gmail et votre système de tâches.

Commencez par des décisions, pas vingt nouveaux libellés

La méthode GTD décrit cinq étapes : collecter, clarifier, organiser, réfléchir et agir. Cette organisation e-mail indépendante n’est ni un cours GTD officiel ni un produit approuvé par GTD.

  • Action : le travail que vous devez accomplir est défini.
  • En attente : une autre personne est responsable du prochain résultat.
  • Référence : l’information est conservée sans action associée.

Gardez projets et engagements hors e-mail dans un système fiable capable de les représenter correctement.

Traitez une conversation quand vous l’ouvrez

  1. Nommez le résultat. Qu’est-ce qui change une fois terminé ?
  2. Nommez la prochaine action. « Examiner les trois hypothèses tarifaires » est plus clair que « E-mail Bill ».
  3. Choisissez un responsable. La prochaine étape vous appartient-elle ou revient-elle à quelqu’un d’autre ?
  4. Choisissez un emplacement. Notez l’action ou l’élément En attente. Archivez les références que vous saurez retrouver.
  5. Ajoutez un réexamen si utile. Différez la conversation à un moment adapté plutôt que de la laisser visible en permanence.

Utilisez les Rangs comme échéancier, pas comme gestionnaire de toutes vos tâches

Un échéancier fait revenir quelque chose quand il devient pertinent. Un document de voyage avant le départ ou une demande à revoir la semaine prochaine correspondent à ce besoin. Choisissez une heure de Rang et notez l’action.

Pour une date exigeant une alerte quand Chrome est fermé, utilisez un calendrier ou un système de tâches adapté. L’extension actuelle a besoin de Chrome connecté. Ne transformez pas toute tâche en e-mail différé simplement parce que le bouton est pratique.

Le guide de la liste En attente explique comment suivre les résultats délégués sans dépendre de votre mémoire.

Donnez au système sa revue hebdomadaire

  • Action : le travail est-il toujours pertinent et la prochaine étape claire ?
  • En attente : le résultat est-il arrivé, le responsable a-t-il changé, y a-t-il du retard ?
  • Rappels à venir : les dates restent-elles judicieuses ?
  • Projets : un e-mail est-il devenu plusieurs étapes nécessitant un plan ?

Choisissez ensuite votre travail volontairement. Masquez la boîte de réception pendant l’action pour que la dernière demande ne devienne pas automatiquement la plus importante.