Do e-mail recebido ao trabalho escolhido

  1. Esclarecer

    Defina resultado e próxima ação.

  2. Organizar

    Escolha Ação, Aguardando ou Referência.

  3. Retomar

    Adicione uma data de revisão quando necessário.

  4. Revisar e agir

    Confira compromissos e escolha o que fazer.

Uma rotina sugerida de GTD para e-mail. Você toma as decisões usando Gmail e seu sistema de tarefas.

Comece com decisões, não com vinte marcadores

O método GTD descreve cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Esta é uma configuração independente para e-mail, não um curso oficial nem um produto endossado pelo GTD.

  • Ação: você definiu o trabalho que deve fazer.
  • Aguardando: outra pessoa é responsável pelo próximo resultado.
  • Referência: guarde informação sem ação associada.

Mantenha projetos e compromissos fora do e-mail em um sistema confiável que consiga representá-los adequadamente.

Processe a conversa ao abrir

  1. Defina o resultado. O que muda quando isso termina?
  2. Defina a próxima ação. “Revisar as três premissas de preço” é mais claro que “e-mail Bill”.
  3. Escolha um responsável. O próximo passo é seu ou de outra pessoa?
  4. Escolha um lugar. Registre a ação ou item Aguardando. Arquive referência que possa encontrar depois.
  5. Escolha quando retomar, se fizer sentido. Adie a conversa para o momento adequado em vez de deixá-la permanentemente visível.

Use Rangs como arquivo de lembretes, não como gestor completo

Um arquivo de lembretes traz algo de volta quando se torna relevante. Um documento necessário antes de viajar ou um pedido para revisar na próxima semana se encaixam. Escolha o horário do Rang e anote a ação.

Para uma data que precisa alertar com Chrome fechado, use um calendário ou sistema de tarefas adequado. A extensão atual precisa do Chrome conectado. Não transforme toda tarefa em e-mail adiado só porque o botão é conveniente.

O guia da lista Aguardando explica como acompanhar resultados delegados sem depender da memória.

Faça uma revisão semanal do sistema

  • Ação: o trabalho ainda é necessário e o próximo passo está claro?
  • Aguardando: a resposta chegou, mudou de responsável ou atrasou?
  • Próximos lembretes: as datas ainda fazem sentido?
  • Projetos: um e-mail virou vários passos que precisam de plano próprio?

Depois escolha o trabalho de propósito. Oculte a caixa enquanto executa uma ação para o pedido mais recente não virar automaticamente o mais importante.