Del correo entrante al trabajo elegido

  1. Aclarar

    Define el resultado y la siguiente acción.

  2. Organizar

    Elige Acción, En espera o Referencia.

  3. Retomar

    Añade una fecha de revisión cuando haga falta.

  4. Revisar y actuar

    Comprueba compromisos y elige qué hacer.

Una rutina de correo GTD sugerida. Tú tomas estas decisiones con Gmail y tu sistema de tareas.

Empieza por las decisiones, no por veinte etiquetas

El método GTD describe cinco fases: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y actuar. Esta es una configuración independiente para el correo, no un curso oficial ni un producto avalado por GTD.

  • Acción: has definido el trabajo que te corresponde.
  • En espera: otra persona es responsable del siguiente resultado.
  • Referencia: guarda información que no exige actuar.

Mantén los proyectos y compromisos ajenos al correo en un sistema fiable que los represente correctamente.

Procesa una conversación cuando la abras

  1. Define el resultado. ¿Qué habrá cambiado al terminar?
  2. Define la siguiente acción. “Revisar las tres hipótesis de precios” es más claro que “correo Bill”.
  3. Asigna un responsable. ¿El siguiente paso es tuyo o de otra persona?
  4. Elige dónde guardarlo. Registra la acción o el asunto en espera. Archiva la referencia que puedas recuperar.
  5. Elige cuándo retomarlo si es útil. Aplaza la conversación a un momento apropiado en vez de dejarla siempre visible.

Usa Rangs como archivo de recordatorios, no como gestor completo

Un archivo de recordatorios devuelve algo cuando vuelve a ser relevante. Un documento de viaje que necesitas antes de salir o una petición que revisarás la semana próxima encajan. Elige una hora de Rang y añade una nota que identifique la acción.

Para una fecha que deba avisarte con Chrome cerrado, usa un calendario o gestor de tareas adecuado. La extensión actual requiere Chrome conectado. No conviertas cada tarea en un correo pospuesto solo porque el botón está a mano.

La guía de asuntos en espera explica cómo seguir resultados delegados sin depender de la memoria.

Haz una revisión semanal del sistema

  • Acción: ¿el trabajo sigue siendo necesario y está claro el siguiente paso?
  • En espera: ¿llegó la respuesta, cambió el responsable o venció el plazo?
  • Próximos recordatorios: ¿las fechas siguen teniendo sentido?
  • Proyectos: ¿un correo se ha convertido en varios pasos que necesitan un plan propio?

Después elige el trabajo deliberadamente. Oculta la bandeja mientras lo haces para que la petición más reciente no se convierta automáticamente en la más importante.